Conditions générales

1. Qui sommes-nous ?

Nous sommes VETOMATIC, une société par actions simplifiée inscrite au RCS de Paris sous le n° 944 198 837, dont le siège social est situé 148 rue Montmartre, 75002 Paris.

Vous pouvez nous contacter à l'adresse e-mail qui suit : contact@vetomatic.com

2. Que proposons-nous ?

Nous proposons au client identifié au Devis (tel que défini ci-après) des prestations d'assistance rédactionnelle de comptes-rendus de consultations vétérinaires s'appuyant notamment sur une solution d'intelligence artificielle (les « Services ») par le biais de notre plateforme web accessible à l'adresse app.vetomatic.com (la « Plateforme »). Les comptes-rendus générés sur la base des enregistrements audios fournis (les « Comptes-rendus ») peuvent être modifiés grâce à différentes fonctionnalités incluses dans les Services.

3. Quels sont les documents qui régissent notre relation contractuelle ?

Notre relation contractuelle est régie, par ordre hiérarchique décroissant, par les documents suivants :

• Le devis (le « Devis ») — Il est établi sur la base de vos besoins. Vous devez l'accepter par écrit (y compris par email) dans un délai de 7 jours à compter de son émission. Cette acceptation vaut acceptation des Conditions Générales dans leur version en vigueur à la date du Devis. En cas de contradiction, le Devis prévaut sur les Conditions Générales. En cas de contradiction, le Devis le plus récent prévaut sur le(s) plus ancien(s).
• Les conditions générales (les « Conditions Générales ») — Elles définissent les modalités d'utilisation de nos Services et nos obligations et les vôtres. Vous pouvez les trouver par un lien direct en bas de page de la Plateforme.

4. Quelles sont les conditions pour accéder à nos Services ?

• Vous êtes une personne morale agissant par l'intermédiaire d'une personne physique disposant du pouvoir ou de l'habilitation requise pour contracter en votre nom et pour votre compte.
• Vous avez la qualité de professionnel, entendu comme toutes personnes physiques ou morales agissant à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.
• Vous exercez une activité de vétérinaire.

5. Comment accéder et souscrire à nos Services ?

Afin de pouvoir bénéficier de nos Services, vous devez disposer des matériels et/ou logiciels suivants : un ordinateur (ou un smartphone ou une tablette) disposant d'une connexion à internet, permettant d'utiliser un navigateur web (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, etc.).

Vous pouvez accéder à nos Services en allant directement sur la Plateforme. Pour souscrire à nos Services, vous pouvez :

• nous contacter directement aux coordonnées mentionnées à l'article « Qui sommes-nous ? ». Nous étudierons votre demande et pourrons la refuser si vous ne remplissez pas les conditions prévues à l'article « Quelles sont les conditions pour accéder à nos Services ? », ou
• remplir le formulaire prévu à cet effet sur la Plateforme en nous fournissant l'ensemble des informations marquées comme obligatoires.

L'inscription entraîne automatiquement l'ouverture d'un compte en votre nom (le « Compte ») qui vous permet d'accéder à nos Services à l'aide de votre identifiant de connexion et de votre mot de passe.

Une fois votre Compte créé, vous pouvez nous demander de créer des accès pour des utilisateurs (les « Utilisateurs »). Vous êtes seul responsable des Utilisateurs et de leur utilisation personnelle de la Plateforme.

6. Quels sont nos Services ?

6.1. Nos Services

Avant toute souscription, vous pouvez prendre connaissance des caractéristiques de nos Services sur notre Plateforme. Vous reconnaissez :

• avoir pris connaissance des caractéristiques et contraintes, notamment techniques, de nos Services,
• être informé que les Services s'appuient sur une solution d'intelligence artificielle, laquelle se limite à une retranscription écrite (améliorée et/ou synthétisée) des enregistrements audio, à l'exclusion de tout entraînement ou auto-apprentissage à partir des enregistrements audio (à moins que nous ayons obtenu votre accord préalable) ;
• que la mise en œuvre des Services nécessite d'être connecté à internet et que la qualité des Services dépend de cette connexion, dont nous ne sommes pas responsables ;
• que la qualité des Services dépend de la qualité sonore des enregistrements audio (clarté de voix, absence de bruits parasites excessifs) que nous ne pouvons garantir.

Les Services auxquels vous avez souscrit sont décrits dans le Devis. Toute demande de modification des Services souscrits devra faire l'objet d'un Devis complémentaire.

6.2. Nos prestations complémentaires

6.2.a. Maintenance

Vous bénéficiez pendant la durée des Services d'une maintenance, notamment corrective et évolutive. Dans ce cadre, l'accès à la Plateforme peut être limité ou suspendu pour des raisons de maintenance.

Concernant la maintenance corrective, nous faisons nos meilleurs efforts pour vous fournir une maintenance corrective afin de corriger tout dysfonctionnement ou bogue relevé sur la Plateforme.

Concernant la maintenance évolutive, vous bénéficiez pendant la durée des Services d'une maintenance évolutive, que nous pourrons réaliser automatiquement et sans information préalable, et qui comprend des améliorations des fonctionnalités de la Plateforme, l'ajout de nouvelles fonctionnalités et/ou installations techniques utilisées dans le cadre de la Plateforme (visant à introduire des extensions mineures ou majeures).

L'accès à la Plateforme peut par ailleurs être limité ou suspendu pour des raisons de maintenance planifiée, qui peut inclure des prestations de maintenance corrective et/ou évolutive.

6.2.b. Hébergement

Nous assurons, dans les termes d'une obligation de moyens, l'hébergement de la Plateforme, ainsi que des données produites et/ou saisies par/sur la Plateforme, par l'intermédiaire d'un prestataire d'hébergement professionnel, et sur des serveurs situés dans un territoire de l'Union européenne.

6.2.c. Assistance technique

En cas de difficulté rencontrée lors de l'utilisation de nos Services, vous pouvez nous contacter depuis l'adresse contact@vetomatic.com ou en utilisant l'outil de messagerie présent au sein de la Plateforme.

Notre service d'assistance technique est accessible : du lundi au vendredi, hors jours chômés ou fériés, de 8 heures à 19 heures. En fonction du besoin identifié, nous estimerons le délai de réponse et vous en tiendrons informé.

7. Pour combien de temps souscrivez-vous à nos Services ?

Vous souscrivez à la licence d'utilisation de la Plateforme prévue aux présentes Conditions Générales sous la forme d'un abonnement mensuel ou annuel (l'« Abonnement ») d'une durée prévue dans le Devis (la « Période initiale »).

À l'issue de la Période initiale, cet Abonnement se renouvellera par tacite reconduction pour des périodes successives de même durée que la Période initiale, dans les mêmes termes et conditions, de date à date, sauf si l'Abonnement est dénoncé dans les conditions de l'article « Comment mettre fin aux Services ? ».

8. Quelles sont nos conditions financières ?

8.1. Quels sont les prix de nos Services ?

Vous vous engagez à nous verser la somme forfaitaire mensuelle indiquée au sein du Devis en contrepartie de la licence d'utilisation de Plateforme. Toute Période d'abonnement entamée est due dans son intégralité. Nous sommes libres de proposer des offres promotionnelles ou des réductions de prix. Nos prix peuvent être révisés à tout moment dans les conditions de l'article « Comment pouvons-nous modifier nos Conditions Générales ? ».

8.2. Quelles sont nos modalités de facturation et de paiement ?

Nous vous adressons une facture par Période d'abonnement par tout moyen utile. Le paiement de l'Abonnement s'effectue par carte bancaire ou prélèvement SEPA à travers le service de paiement sécurisé en ligne Stripe. Nos modalités de facturation et de paiement sont spécifiées dans le Devis. Vous nous garantissez disposer des autorisations nécessaires pour utiliser ce mode de paiement.

8.3. Quelles sont les conséquences d'un retard ou d'un défaut de paiement ?

En cas de défaut ou de retard de paiement, nous nous réservons le droit, dès le lendemain de la date d'échéance figurant sur la facture, de :

• suspendre immédiatement les Services en cours jusqu'au paiement de l'intégralité des sommes dues,
• facturer à notre profit un intérêt de retard égal à 3 fois le taux d'intérêt légal, assis sur le montant des sommes non réglées à l'échéance et d'une indemnité forfaitaire de 40 euros au titre des frais de recouvrement, sans préjudice d'une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant.

9. Quelles sont vos obligations et de quoi êtes-vous responsable ?

9.1. Concernant la fourniture d'informations

Vous vous engagez à nous fournir toutes les informations nécessaires pour la souscription et l'utilisation des Services.

9.2. Concernant votre Compte

Vous :

• garantissez que les informations qui nous sont transmises, notamment via le formulaire sont exactes et vous engagez à les mettre à jour,
• reconnaissez que ces informations valent preuve de votre identité et vous engagent dès leur validation,
• êtes responsable du maintien de la confidentialité et de la sécurité de votre identifiant et mot de passe. Tout accès à la Plateforme à l'aide de ces derniers étant réputé effectué par vous.

Vous devez immédiatement nous contacter à l'adresse contact@vetomatic.com si vous constatez que votre Compte a été utilisé à votre insu. Vous reconnaissez que nous aurons le droit de prendre toutes mesures appropriées en pareil cas.

9.3. Concernant l'utilisation des Services

Vous êtes responsable de votre utilisation des Services et de toute information que vous partagez dans ce cadre. Vous êtes également responsable de l'utilisation des Services et de toutes informations partagées par les Utilisateurs. Vous vous engagez à ce que les Services soient exclusivement utilisés par vous et/ou les Utilisateurs, qui sont soumis aux mêmes obligations que vous dans leur utilisation des Services.

Vous vous interdisez de détourner les Services à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus, et notamment pour :

• exercer une activité illégale ou frauduleuse,
• porter atteinte à l'ordre public et aux bonnes mœurs,
• porter atteinte à des tiers ou à leurs droits, de quelque manière que ce soit,
• violer une disposition contractuelle, législative ou règlementaire,
• exercer toute activité de nature à interférer dans le système informatique d'un tiers notamment aux fins d'en violer l'intégrité ou la sécurité,
• aider ou inciter un tiers à commettre un ou plusieurs actes ou activités listés ci-dessus.

Vous vous interdisez également de :

• copier, modifier ou détourner tout élément nous appartenant ou tout concept que nous exploitons dans le cadre des Services,
• adopter tout comportement de nature à interférer avec ou détourner nos systèmes informatiques ou porter atteinte à nos mesures de sécurité informatique,
• porter atteinte à nos droits et intérêts financiers, commerciaux ou moraux,
• commercialiser, transférer ou donner accès de quelque manière que ce soit aux Services, aux informations hébergées sur la Plateforme ou à tout élément nous appartenant.

Vous êtes responsables des contenus de toute nature que vous diffusez dans le cadre des Services (les « Contenus »). Vous êtes informés que les Comptes-rendus fournis dans le cadre de la Plateforme sont générés par un système d'intelligence artificielle. Bien que conçues pour être précises et utiles, ces réponses :

• sont produites de manière automatisée par un modèle de langage avancé,
• peuvent contenir des erreurs ou des inexactitudes occasionnelles,
• reflètent les connaissances du modèle jusqu'à sa dernière mise à jour,
• peuvent évoluer ou être affinées au fil du temps avec l'amélioration du système.

Il vous appartient et il appartient aux Utilisateurs de faire preuve de discernement dans l'interprétation et l'utilisation de ces informations ou éléments générés par le système d'intelligence artificielle de la Plateforme.

Nous ne garantissons pas que les Comptes-rendus générés sur la Plateforme correspondent exactement à vos besoins.

Vous reconnaissez être informés que les enregistrements audio fournis pour générer les Comptes-rendus peuvent être réécoutés pendant une durée limitée, étant entendu qu'ils sont supprimés au bout de 7 jours.

Vous reconnaissez que les systèmes d'intelligence artificielle (« IA ») peuvent être sujets à des biais et qu'ils peuvent potentiellement affecter les résultats, recommandations ou décisions générés par le système d'intelligence artificielle. À ce titre, nous ne serons pas responsables des biais introduits par vos enregistrements audio et vos Contenus (ensemble les « Données d'entrée ») ainsi que des données générées sur la base des informations issues de ces contenus et enregistrements audio.

Nous mettons en œuvre nos meilleurs efforts pour corriger les biais inhérents à la conception du système d'intelligence artificielle sur lequel le fonctionnement de la Plateforme repose. À cet égard, nous nous engageons à :

• Effectuer régulièrement des requêtes pour identifier d'éventuels biais dans le système d'IA ;
• Mettre en œuvre des mesures correctives lorsque des biais significatifs sont détectés.

Nous ne souhaitons pas que notre système d'intelligence artificielle soit utilisé à des fins à haut risque et ne souhaitons pas être un fournisseur d'intelligence artificielle à haut risque.

Vous nous garantissez contre toute réclamation et/ou action qui pourrait être exercée à notre encontre à la suite de la violation de l'une de vos obligations. Vous nous indemniserez du préjudice subi et nous rembourserez de toutes les sommes que nous pourrions avoir à supporter de ce fait.

10. Quelles sont nos obligations et de quoi sommes-nous responsables ?

Nous nous engageons à fournir les Services avec diligence, étant précisé que nous sommes tenus à une obligation de moyens. Nous nous engageons à respecter la réglementation en vigueur et plus particulièrement la réglementation relative à la protection des données personnelles.

10.1. Concernant la qualité de nos Services

Nous faisons nos meilleurs efforts pour vous fournir des Services de qualité. À cette fin, nous procédons régulièrement à des contrôles afin de vérifier le fonctionnement et l'accessibilité de nos Services et pouvons ainsi réaliser une maintenance planifiée.

Nous ne sommes néanmoins pas responsables des difficultés ou impossibilités momentanées d'accès à nos Services qui auraient pour origine des circonstances extérieures à notre réseau, la défaillance d'un équipement non sous notre responsabilité, l'interruption des Services du fait des opérateurs télécoms, votre intervention via une mauvaise configuration, ou un cas de force majeure.

Nous nous engageons à ne pas entraîner notre système d'intelligence artificielle avec les Données d'entrée ajoutées par vous et les Utilisateurs sans votre accord.

En tout état de cause, notre responsabilité ne pourrait en aucun cas être retenue du fait des diagnostics et prescriptions indiqués dans les retranscriptions et synthèses générées avec l'aide de la solution d'intelligence artificielle, qui ne sont fournies qu'à titre indicatif. Vous, et les Utilisateurs, en votre qualité de professionnel vétérinaire, demeurez seuls et uniques responsables de la vérification, de la correction, et de la validation médicale et scientifique du contenu final des Comptes-rendus avant leur utilisation et/ou leur enregistrement dans le dossier de vos patients.

10.2. Concernant la garantie de niveau de service de la Plateforme

Nous ne proposons aucune garantie de niveau de service de la Plateforme. Toutefois, nous faisons nos meilleurs efforts pour maintenir un accès à la Plateforme 24h/24h et 7j/7j sauf en cas de maintenance planifiée ou de force majeure.

10.3. Concernant la sauvegarde des données sur la Plateforme

Nous faisons nos meilleurs efforts pour sauvegarder toutes données produites et/ou saisies par/sur la Plateforme. Sauf en cas de fautes avérées de notre part, nous ne sommes néanmoins pas responsables de toute perte de données au cours des opérations de maintenance.

10.4. Concernant le stockage et la sécurité des données

Nous vous fournissons des capacités de stockage suffisantes pour l'exploitation des Services. Nous faisons nos meilleurs efforts pour assurer la sécurité des données en mettant en œuvre des mesures de protection des infrastructures et de la Plateforme, de détection et prévention des actes malveillants et de récupération des données.

10.5. Concernant les Données d'entrée insérées dans la Plateforme

Nous intervenons en qualité de prestataire d'hébergement pour les Données d'entrée que vous intégrez dans la Plateforme. En conséquence, nous ne sommes pas responsables de ces Données d'entrée. Si nous recevons une notification concernant un Contenu illicite, nous agirons promptement pour le retirer ou en rendre son accès impossible.

10.6. Concernant le transfert de nos droits et obligations

Nous pouvons nous substituer toute personne qui sera subrogée dans tous nos droits et obligations au titre de notre relation contractuelle, notamment en cas de fusion, d'absorption, de cession ou de transfert de nos activités à une autre personne morale.

11. Dans quelles limites pouvez-vous engager notre responsabilité ?

Notre responsabilité est limitée aux seuls dommages directs avérés que vous subissez du fait de l'utilisation de nos Services. À l'exception des dommages corporels, décès et faute lourde, et sous réserve d'avoir émis une réclamation par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai d'un mois suivant la survenance du dommage, notre responsabilité ne saurait être engagée pour un montant supérieur aux montants que nous avons perçus dans le cadre de la fourniture de nos Services.

12. Quels sont nos droits de propriété intellectuelle respectifs ?

12.1. Droits de propriété intellectuelle sur la Plateforme

La Plateforme est notre propriété, de même que les logiciels, infrastructures, bases de données et contenus de toute nature que nous exploitons. La licence d'utilisation que nous vous consentons n'entraîne aucun transfert de propriété. Vous bénéficiez d'une licence en mode SaaS non exclusive et non transmissible d'utilisation de la Plateforme pour la durée prévue à l'article « Pour combien de temps souscrivez-vous à nos Services ? ».

12.2. Droit de propriété intellectuelle sur les Comptes-rendus

Sous réserve du respect des présentes Conditions générales, une licence non exclusive, personnelle et non transférable vous est accordée sur les Comptes-rendus. La licence est accordée pour toute la durée légale de protection du droit d'auteur et pour le monde entier. Elle comprend le droit de reproduire, de représenter publiquement, et d'apporter des modifications au Compte-rendu.

12.3. Droits de propriété intellectuelle sur les Contenus

Les Contenus de toute nature que vous nous communiquez demeurent votre propriété exclusive. Aux fins de la fourniture des Services, vous nous concédez une licence non exclusive, personnelle et non transmissible d'utilisation de ces éléments, pendant toute la durée de l'Abonnement. À la fin de l'Abonnement, nous nous engageons à détruire dans un délai maximum d'un mois l'ensemble de ces éléments.

12.4. Dans quel cadre pouvons-nous utiliser la voix des personnes enregistrées ?

Vous reconnaissez et acceptez qu'il relève de votre responsabilité de recueillir les autorisations d'utilisation de la voix de toute personne physique dont la voix est captée dans le cadre des Services. Vous êtes seul responsable de l'obtention des autorisations d'utilisation de la voix des personnes apparaissant dans les enregistrements audios.

13. Quels sont les modes de preuve admis entre nous ?

La preuve peut être établie par tout moyen. Vous êtes informés que les messages échangés par le biais de notre Plateforme ainsi que les données recueillies sur la Plateforme et nos équipements informatiques constituent l'un des modes de preuve admis.

14. Comment sont traitées les données à caractère personnel dans le cadre des Services ?

14.1. Traitement des données dans le cadre de la gestion des relations contractuelles

Les parties s'engagent, chacune pour ce qui la concerne, à se conformer à toutes les obligations légales et réglementaires qui leur incombent en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la loi 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016.

14.2. Traitement des données par VETOMATIC en tant que sous-traitant

Dans le cadre des Services, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel en votre nom et pour votre compte en qualité de sous-traitant. Nous nous engageons à ne traiter les données que pour les finalités convenues et conformément à vos instructions documentées.

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris la pseudonymisation et le chiffrement des données, des moyens de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes.

Nous sommes autorisés à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés en Annexe 1. Nous nous engageons, à votre choix, à supprimer les données à l'expiration de l'Abonnement ou à vous les renvoyer.

14.3. Vos obligations vis-à-vis de VETOMATIC

Vous vous engagez à fournir à VETOMATIC les données personnelles visées dans l'Annexe 1, à l'exclusion de toute donnée non pertinente ou disproportionnée, et à collecter sous votre responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles fournies à VETOMATIC.

15. Force majeure

Nous ne pouvons être responsables des manquements ou retards dans l'exécution de nos obligations contractuelles dus à un cas de force majeure, telle que définie à l'article 1218 du Code civil.

16. Comment mettre fin aux Services ?

L'Abonnement doit être dénoncé au plus tard 2 jours (en cas d'Abonnement mensuel) ou un mois (en cas d'Abonnement annuel) avant la fin de la Période d'abonnement en cours, par :

• Vous, directement et gratuitement par l'intermédiaire de la fonctionnalité prévue à cet effet sur votre Compte,
• Nous, en vous adressant un email.

Toute Période d'abonnement entamée est due dans son intégralité. À compter de la date de fin effective des Services, un accès limité à votre Compte sera maintenu pendant une durée de 30 jours, aux seules fins de vous permettre d'exporter les Comptes-rendus enregistrés.

17. Quelles sont les sanctions en cas de manquement à vos obligations ?

Constituent des obligations essentielles à votre égard :

• le paiement du prix,
• ne pas nous fournir des informations erronées, incomplètes,
• respecter les règles usuelles de politesse et de courtoisie dans nos échanges,
• ne pas utiliser les Services pour un tiers,
• ne pas exercer d'activités illégales, frauduleuses ou portant atteinte aux droits ou à la sécurité des tiers.

En cas de manquement à l'une de ces obligations essentielles, nous pouvons suspendre ou supprimer votre accès aux Services, avertir toute autorité compétente, et engager toute action judiciaire.

18. Comment pouvons-nous modifier nos Conditions Générales ?

Nous pouvons modifier nos Conditions Générales à tout moment et vous en informerons par tout moyen écrit : pour les Abonnements mensuels, 10 jours calendaires au moins avant leur entrée en vigueur ; pour les Abonnements annuels, 2 mois au moins avant leur entrée en vigueur.

Si vous n'acceptez pas ces modifications, vous devez résilier votre Abonnement selon les modalités prévues à l'article « Comment mettre fin aux Services ? ».

19. Loi applicable et juridictions compétentes

Nos Conditions Générales sont régies par la loi française. En cas de litige nous opposant, et à défaut d'accord amiable dans les 2 mois suivant la première notification, celui-ci sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Paris (France), sauf dispositions impératives contraires.

Annexe 1 : Données Personnelles

1. Description du traitement des données effectué par VETOMATIC pour votre compte

2. Liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés